Kongre, Fuar ve Kurumsal Etkinlik Firmaları İçin Kayıt ve Teklif Odaklı Site

İki farklı ziyaretçi: kurum ve katılımcı

Etkinlik organizasyon firmalarının sitesine iki ayrı kitle gelir. Birincisi etkinlik yaptırmak isteyen kurumdur: bir dernek kongresini, bir şirket bayi toplantısını ya da bir marka lansmanını planlayan ekipler. Bu ziyaretçi firmanın deneyimine, gerçekleştirdiği etkinliklere, teknik olanaklarına ve teklif sürecine bakar.

İkincisi etkinliğe katılacak kişidir. Program akışını, konuşmacıları, mekânı ve kayıt koşullarını öğrenmek ister; etkinlik bittikten sonra da katılım belgesine ulaşmak için yeniden siteye döner.

Bir etkinlik organizasyon web sitesi bu iki yolculuğu birbirine karıştırmadan sunmalıdır. Kurum için hizmetler, gerçekleştirilen etkinlikler ve teklif formu; katılımcı için etkinlik takvimi, kayıt ve e-sertifika doğrulama net biçimde ayrılmalıdır.

Bu yapı, firmanızı bir hizmet sağlayıcı olarak tanıtırken düzenlediğiniz her etkinliği de kendi sitenizde yayınlamanıza imkân verir. Böylece her yeni kongre ya da seminer, firmanızın vitrinine eklenen bir referans olur.

Sohbette seçebileceğiniz kongre, fuar & kurumsal etkinlik organizasyonu hizmetleri

Etkinlik takvimi, bilet ve kayıt

Etkinlikler modülü, düzenlediğiniz kongre, seminer, konferans ve toplantıları ayrı sayfalarla yayınlamanızı sağlar. Her etkinlik için başlangıç ve bitiş tarihi, saat, mekân ve adres, kısa tanıtım, ayrıntılı açıklama, program akışı ve konuşmacılar girilebilir.

Kayıt ve bilet tarafında şu olanaklar hazır gelir:

• Standart katılım, VIP ya da öğrenci gibi birden fazla katılım türü
• Her katılım türü için ayrı fiyat ve kontenjan (ücretsiz de olabilir)
• Kontenjan dolduğunda formun bunu belirtmesi
• Etkinlik durumu: kayıt açık, dolu ya da kapalı
• Biletler başka bir platformda satılıyorsa o platforma bağlantı

Katılımcı formu doldurduğunda kayıt size ulaşır; onay ve ödeme bilgilerini katılımcıya siz iletirsiniz. Kayıt listesi elinizde birikir, siz de kontenjanı ve katılımcı iletişimini yönetirsiniz.

Konuşmacılar / ekibimiz bölümü ise açılış konuşmacılarını, moderatörleri ve organizasyon ekibini fotoğraf ve kısa tanıtımlarıyla gösterir.

E-sertifika ve katılım belgesi doğrulama

Kongre, seminer ve eğitimlerde katılım belgesi düzenleyen firmalar için e-sertifika doğrulama modülü önemli bir kolaylıktır. Siteniz bir sertifika sorgulama sayfası içerir: katılımcı ya da belgeyi kontrol etmek isteyen bir kurum, belge numarası ve soyadını girerek belgenin geçerliliğini görür.

Her belge kaydında şu bilgiler tutulur:

• Belge numarası ve katılımcının adı
• Etkinlik ya da program adı
• Tarih ve süre
• Varsa geçerlilik süresi
• Durum: geçerli ya da iptal

Belge kayıtlarını yönetim panelinden eklersiniz; sorgulama sayfası menüde ve ana sayfadaki sorgulama alanında yer alır. Böylece katılımcılar etkinlikten sonra sizi aramadan belgelerini doğrulayabilir, işverenler ya da meslek kuruluşları da belgenin gerçekliğini kendi başına kontrol edebilir.

Bu modül sohbette seçilebilen bölümler arasındadır; seçmezseniz kapalı başlar, sonra panelden açabilirsiniz. Bir belgeyi iptal etmeniz gerekirse durumunu panelden değiştirmeniz yeterlidir; sorgulama sonucu buna göre görünür.

Gerçekleştirilen etkinlikler, sponsorluk ve teklif

Kurumsal müşteri için en ikna edici bölüm gerçekleştirdiğiniz etkinliklerdir. Her etkinlik vaka anlatımıyla yer alır: ihtiyaç neydi, nasıl bir çözüm kurguladınız, sonuç ne oldu. Katılımcı, gün ve salon sayısı gibi kendi kayıtlarınıza dayanan bilgiler kartlarda gösterilir.

Sponsorluk paketleri bölümü, kongre ve zirvelerde platin, altın ve gümüş gibi seçenekleri içerikleriyle yan yana sunar; logo görünürlüğü, stant alanı ya da konuşma hakkı gibi maddeleri kendiniz yazarsınız.

Hizmetleriniz de ayrı sayfalarda anlatılır:

• Kongre organizasyonu, kurumsal toplantı ve lansman
• Fuar stand tasarım ve uygulama
• Bayi toplantısı ve teşvik gezisi
• Hibrit ve online etkinlik
• Kayıt ve akreditasyon, teknik prodüksiyon

Etkinlik teklif formunda etkinlik türü, katılımcı sayısı, planlanan tarih ve şehir alanları hazır gelir; gelen talep, mekân ve bütçe önerisi için gereken temel bilgiyi baştan içerir. Sitenizde Organization türünde schema.org yapılandırılmış veri kullanılır.

Sohbetle kurulum: Kongre ve Fuarist

Sohbeti başlatın ve asistanın sorularını yanıtlayın: firmanızın adı, sunduğunuz etkinlik hizmetleri, kimler için çalıştığınız, genellikle kaç kişilik etkinlikler düzenlediğiniz ve yurt dışında etkinlik yapıp yapmadığınız. Üyelik gerekmez; sohbet tarayıcıda saklanır.

Bu sektör için iki tasarım vardır. Kongre, görsel üzerinde şeffaf başlık, tarihli etkinlik listesi, fotoğraflı konuşmacı kartları, vurgulu sponsorluk kartları, referans logo şeridi ve sorgulama kutusuyla kongre ve seminer düzenleyen firmalara uygundur. Fuarist ise iki katlı başlık, sekmeli hizmetler, mozaik proje galerisi, adım adım süreç ve dosya eklenebilen teklif formuyla fuar ve kurumsal etkinlik firmalarına yakın bir düzen sunar. İkisini örnek temalar sayfasında inceleyebilirsiniz; ikisi de %100 mobil uyumludur.

Logo önerileri firma adınız ve tema renkleriyle hazırlanır. Alan adı ve teklif adımından sonra ödeme yapılır, site otomatik kurulur ve yayına alınır. Hosting, SSL ve kurumsal e-posta pakete dahildir.

Yayından sonra yeni etkinlikleri, kayıtları ve sertifika kayıtlarını yönetim panelinden takip edebilirsiniz.

Etkinlik öncesi kontrol listesi

Etkinlik sitesinde tarih, saat ya da kontenjan hatası doğrudan katılımcıyı etkiler. Her etkinliği yayına almadan önce şunlara bakın:

• Tarih, saat, mekân ve adres doğru mu?
• Katılım türleri, fiyatlar ve kontenjanlar güncel mi?
• Program akışı ve konuşmacı listesi son hâlinde mi?
• Kayıt formundan gelen başvurular size ulaşıyor mu?
• E-sertifika kayıtlarında isimler ve belge numaraları doğru mu?
• Sponsorluk paketlerindeki maddeler sözleşmelerle uyumlu mu?

Siteyi telefonunuzdan bir katılımcı gözüyle gezin ve kayıt formunu bir kez deneyin. Etkinlik bittikten sonra durumu "kapalı" yapıp fotoğrafları ve kısa bir özeti gerçekleştirilen etkinliklere eklemeyi unutmayın.

Kurulumun adımlarını Nasıl çalışır? sayfasında bulabilirsiniz. Her yeni etkinlik sitenize hem bir kayıt sayfası hem de gelecekteki müşteriler için bir referans olarak eklenir. Zamanla bu arşiv, firmanızın hangi ölçekte ve hangi türde etkinlikleri yönettiğini kendiliğinden anlatır.